Durante o ano de 2014, a perda de prontuários foi um grave problema para a Equipe de Saúde da Família Pio XII do município de São João Del Rei. Além de causar redução da qualidade do cuidado prestado aos usuários, a perda dos registros acarreta custos desnecessários à gestão municipal e provoca conflitos nas relações de trabalho. OBJETIVO: Aumentar o controle de prontuários na Unidade Básica de Saúde Bom Pastor. MÉTODO: Trata-se de uma revisão narrativa de literatura sobre o tema e desenvolvimento de ações com base no Planejamento Estratégico Situacional e na Estimativa Rápida. As ações propostas envolveram desde os gestores, até os usuários, passando pela equipe da Unidade. As transformações foram democráticas, para isso as reuniões foram instrumentos fundamentais, pois deram voz a outros atores. RESULTADOS: Os resultados foram satisfatórios em curto prazo, com redução do número de perdas e conscientização sobre a importância dos arquivos para uma assistência à saúde de excelência. CONSIDERAÇÕES FINAIS: O objetivo geral do trabalho foi alcançado e a Equipe desenvolveu uma nova concepção de responsabilidade, aumentando a qualidade do cuidado prestado aos usuários.